¿Te gustaría montar un evento deportivo y no sabes cómo hacerlo?
Hoy te proponemos estos cinco pasos a tener en cuenta antes de montar un evento deportivo.
Síguelos, te ayudarán a clarificar las dudas y planificarlo todo correctamente.
PASO 1. Define los objetivos que tiene el evento
Este es uno de los pasos más importantes, porque de éste paso y del siguiente dependerá en gran medida el éxito del evento deportivo.
¿Qué quieres lograr con el evento que vayas a realizar? Quizá quieras fomentar el trabajo en equipo entre los compañeros de trabajo o puede que quieras promocionar algún producto concreto. O a lo mejor buscas estrechar relaciones comerciales con clientes. Con esta información puedes crearte una primera idea sobre qué tipo de evento buscas.
Seguro que tienes claro cuál es tu motivo del evento. Y eso es estupendo, aun así, conviene escribirlo desde el inicio. Viéndolo escrito quizá caigas en la cuenta de algunas sobre las que no habías reparado antes. Párate unos minutos a pensar y apunta tus objetivos en un cuaderno, en tu ordenador o en el móvil, y tenlo a mano siempre. Si durante la preparación del evento y su desarrollo surgen nuevos objetivos que quieras alcanzar, podrás añadirlos fácilmente a las notas.
PASO 2. Describe el público al que va dirigido
Tu conocimiento de las personas que asistirán al evento es fundamental. Saber a quién va dirigido el evento te ayudará a dar en la diana. Cuánto mejor conozcas a esas personas que irán al evento, más posibilidades tienes de lograr tus objetivos.
Imagina que organizas un partido de padel con tus amigos: lo que todos queréis es pasar un rato divertido realizando una actividad saludable. Y luego lo rematáis tomando un refresco hablando de vuestras cosas. Suena bien, ¿no? Pues en un evento deportivo la filosofía es la misma. Cuánto mejor conozcas a tu público objetivo, mejor planificarás y mejor tratarás los detalles.
Deberás hacerte algunas preguntas. Puedes empezar preguntándote la edad de las personas a las que va dirigido el evento. Lo lógico sería pensar que una actividad física exigente encajará mejor entre personas más jóvenes (como apuntar un equipo de fútbol a nuestras ligas de fútbol 7, participar en una maratón), y en cambio, se adecuará mejor una actividad física moderada entre personas que requieran menor exigencia física. Para estos casos, quizá puedes pensar como una buena opción organizar unas clases de yoga y pilates, organizar un torneo de padel, o proponer una salida de senderismo.
También puedes preguntarte qué otros aspectos o consideraciones pueden marcar una diferencia (horarios de trabajo distintos, distintos puntos de interés) o un nexo de unión entre los participantes del evento (si va dirigido a un grupo concreto, o para clientes específicos o trabajadores con intereses similares). Encuentra las sinergias y localiza las diferencias que puedan existir entre los participantes del evento y así afinarás en tus decisiones como organizador.
PASO 3. Establece la localización y el momento del evento
Otro punto importante es la localización de las personas con respecto al evento. ¿Te gustaría realizar la actividad en un lugar determinado? ¿Va dirigido a personas de una misma ciudad? ¿Se necesita una instalación específica para desarrollar la actividad? ¿Sería viable organizar algo en el trabajo, ya sea en una sala propia o en algún exterior cercano?
Una vez establecida la localización, debes cuestionarte cuándo se llevará a cabo el evento. ¿Será un evento de un solo día o será prolongado en el tiempo? ¿Un torneo de padel una tarde o una liga de fútbol trimestral? ¿En qué franja horaria? ¿Debe realizarse un día específico?
Necesitarás tiempo para planificar el evento, cuanto antes definas todos estos detalles de fechas, horarios y localización, más capacidad tendrás para planificar y organizar todo a la perfección.
PASO 4. Detalla un presupuesto
Define hasta cuanto estás dispuesto a invertir por el evento que buscas. Como punto de partida puedes establecer una cifra que consideres razonable según el evento que deseas realizar y el número de personas que van a acudir al evento. Sabiendo la cifra total y el número de personas que acudirán al evento podrás obtener el coste por persona al dividir el total del presupuesto entre el número de personas.
Según vayas concretando el evento, irás perfilando el coste total del evento. Si haces un buen análisis inicial del tipo de evento y el número de personas, aunque los costes del evento puedan variar según los detalles, este no debería sobrepasar el presupuesto inicial.
PASO 5 Busca los mejores partners
Consigue los mejores aliados para tu causa.
En Business Sports te asesoramos y te ayudamos a definir el evento que mejor encaja para tus objetivos. Seremos tu único interlocutor desde los primeros pasos hasta el final del evento. Tenemos más de 12 años de experiencia, contamos con las mejores instalaciones y trabajamos con los mejores profesionales para desarrollar el evento que mejor se ajusta a tus necesidades.
Cuéntanos tu idea, estaremos encantados de ayudarte a llevarla a cabo.
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